Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie des AWO Bezirksverbands Potsdam e.V. wurde in den vollstationären Wohnbereichen der AWO Seniorenzentren (SZ): „Havelpark“ Zehdenick, „An der Dosse“ Wittstock und „Am Schwalbenberg“ Werder die Digitalisierung in der Pflege erprobt und umgesetzt. Frau Diana Enke, Fachkoordination Altenhilfe, und Herr Lutz Reich, Koordinator Bereich Referentenarbeit/Altenhilfe der AWO Potsdam, die die Umsetzung betreuten, sprachen mit uns über Lernkurven und Erkenntnissen, die bei der Einführung einer digitalen Pflegedokumentation zu beachten sind.
Wie sind Sie vorgegangen, um das Projekt einzuführen?
Reich: Im Vorfeld wurde in den betreffenden Einrichtungen abgefragt, was man sich für eine mobile Datenerfassung wünscht. Geplant war zunächst ein IT Pflegewagen/Visitenwagen, der digitale Endgeräte mitführt. Da die Kosten dafür zu hoch waren, wurde diese Idee wieder verworfen und neue Wege gefunden mit Fokus auf der digitalen mobilen Datenerfassung. Im nächsten Schritt einigte man sich auf die Testung mit jeweils einem Tablet, einem Smartphone und einem Hybridlaptop pro Einrichtung, um die Pflegedokumentation mobil zu ermöglichen. Die IT wird auf einem Stationswagen von Careline (ca. 740 €) mitgeführt und kann auch mittels einer Universalhalterung für Tablet und Hybrid bedient werden. Der Testpilot wurde jeweils auf einem Wohnbereich durchgeführt, um unterschiedliche Nutzungsweisen zu identifizieren. Es wurden dabei LTE Karten genutzt, um eine WLAN Verbindung zu simulieren. Zur Begleitung des Projekts wurde ein Lenkungsgremium eingeführt.
Tablets, Laptop oder Smartphone: was ergibt mehr Sinn?
Reich: Wir haben hier die individuellen Präferenzen der Einrichtungen berücksichtigt. Zum Beispiel arbeitet das SZ Wittstock ohne Stationswagen und nur mit Smartphones. Die Smartphones haben den Vorteil, dass sie direkt in der Tasche mitgeführt werden können und intuitiv bedienbar sind. Das SZ Zehdenick nutzt den Stationswagen für Medikamente, Verbandsmaterialien und Vitalaufzeichnungen. Dort konnten die Tablets gut integriert werden. Tablets haben den Vorteil, dass man sie am Stations- /Pflegewagen mitführen, bedienen oder abnehmen kann.
Mussten Sie für die mobile Dokumentation eine neue Software einführen?
Reich: Wir arbeiteten vorher mit CGM SIC. Zur Einführung der digitalen Pflegedokumentation gingen wir mit dem Hersteller in Kontakt. Dieser hatte bereits eine mobile App im Produktangebot. Als Software wurde die App CGM SIC Mobil (zur Nutzung von Smartphones und Tablets) und SICPA (zur Nutzung am Laptop und an den PCs der Dienstzimmer) gewählt. Der direkte Kontakt und Austausch zum Softwareanbieter erwiesen sich als überaus nützlich, um mögliche Probleme schnell zu beheben. Eine schnelle Fehlerbehebung und das fehlerfreie Funktionieren der App waren entscheidend, damit die Umstellung auf eine digitale Pflegedokumentation von den Pflegekräften getragen wird.
Wie kam die digitale Pflegedokumentation bei den Mitarbeitenden an?
Enke: Einen neuen Prozess einzuführen ist anfangs immer schwierig. Nachdem sich die Pflegekräfte an den neuen Ablauf gewöhnt hatten, wurden die Vorteile aber auch für die Mitarbeitenden spürbar. Durch die Nutzung von Smartphone und / oder Tablets kann direkt im Patientenzimmer dokumentiert werden. Die Software und die Nutzung des WLANs ermöglichen eine Synchronisierung der Daten. Man spart sich hier den Arbeitsschritt noch einmal nach der Visite am PC im Dienstzimmern dokumentieren zu müssen. Auch Übertragungsfehler werden somit vermieden. Die Möglichkeit mit den Smartphones Fotos zu machen, hat vor allem die Wunddokumentation erleichtert. Die Dokumentation ist auch per Spracheingabe möglich. Die positiven Aspekte konnten auch die Skeptiker*innen überzeugen.
Wie geht es bei Ihnen weiter?
Reich: Im Juni 2022 wurde das Projekt auf alle Wohnbereiche in den drei teilnehmenden Einrichtungen ausgeweitet. Wir wollen das Vorhaben in den Piloteinrichtungen verstetigen und bald auch auf die sieben weiteren Einrichtungen der AWO Seniorenzentren Brandenburg gGmbH ausweiten. Dazu sollen in den Einrichtungen Digitallotsen ernannt werden, die als Expert*innen vor Ort die Umstellung begleiten können. Durch die flächendeckende Ausstattung der Einrichtungen mit WLAN wird die optimale Nutzung der mobilen Datenerfassung ermöglicht. Mobile Datenerfassung wird durch Zuschuss des PpSG nach § 8 Abs. 8 SGB XI für Digitalisierung bis zu 40 % gefördert.